● 大量のハガキを外注でデータ化している…
● 作業への着手まで時間がかかりすぎる…
● ハガキとデータとの照合作業コストがかかりすぎる…
● 人・時間を限られたコストで対応しなければいけない…
● 申込内容が即反映
● WEBとハガキ両方の併用ができる
● 二重オーダーも防ぐ！
● 確認作業の効率化！
● 大量のハガキを外注でデータ化している…
● 作業への着手まで時間がかかりすぎる…
● ハガキとデータとの照合作業コストがかかりすぎる…
● 人・時間を限られたコストで対応しなければいけない…
● 申込内容が即反映
● WEBとハガキ両方の併用ができる
● 二重オーダーも防ぐ！
● 確認作業の効率化！
ステークホルダーの
不安を解消
ユーザーの
利便性の向上
社内の確認作業などの
人的・時間的コストを大幅に削減
大切な株主様の個人情報は、
エクセルによる管理ミスからの誤配送、情報流出のリスクが
あります。
大切な株主様の個人情報は、
エクセルによる管理ミスからの
誤配送、情報流出のリスクが
あります。
株主優待カートシステムを導入！
アウトソーシングの大幅なコストダウン、確認作業の削減で、株主様に寄り添ったサービスを実現
株主優待カートシステムを導入！
アウトソーシングの大幅なコストダウン、
確認作業の削減で、株主様に寄り添った
サービスを実現
ジャパン・フード&リカー・アライアンス株式会社及び株式会社アスラポートなどを傘下とする外食産業企業。
牛角、とりでん、タコベルやBAGEL＆BAGELなど外食フランチャイズ本部の運営並びに外食店舗の運営、海外加工卸及び小売、乳製品・食材や飲料、酒類、調味料の輸出入及び海外における販売事業を行う。日本の食を支える大手企業。
同社は、株主優待者向けのショッピングサイトの構築に、『楽楽株主優待』を導入し、運営を開始した。
今回は導入と運営を担当するお二人の担当者から本システムについて、導入前の課題、導入後にどう業務に変化があったのかについてお話を伺った。
管理本部
ITソリューション部 部長
岡山 哲也さん
社内のシステム構築、運用についてのプロセスのすべてのマネジメントを行う。
管理本部 法務総務部
総務課 部長代理 兼 リスク管理室
安 宰弘さん
法務総務部 部長として従事する一方で、株主様の気持ちに最も寄り添う窓口としても兼務。
▶︎ 株主優待システムの導入に至った経緯
▶︎ 導入前の具体的な課題
▶︎ 導入後の作業工程の改善
▶︎ 導入後のメリット
▶︎ 導入後の株主様の反応
▶︎ 株主優待カートの最大のメリット
▶︎ 今後の活用
▶︎ 株主優待システムの導入に至った経緯
▶︎ 導入前の具体的な課題
▶︎ 導入後の作業工程の改善
▶︎ 導入後のメリット
▶︎ 導入後の株主様の反応
▶︎ 株主優待カートの最大のメリット
▶︎ 今後の活用
―岡山さん
JFLAホールディングスは、株主優待としましして株主様にさまざまな商品を、弊社グループ会社の商品をカタログから選んでいただき、優待のサービスとして受けられる優待制度を長く行っておりました。
従来、お申込み自体はハガキで行っていたんです。ですが、これですと紙のやり取りになりますので、紙の煩わしさが出てしまっておりました。何よりもハガキが届くまで時間が掛かり、データの集計を行うにあたり、商品が届くまで数週間以上掛かっており、株主様にとって、申し込んでもすぐに商品を受け取れない事態になっておりました。そこから、紙だけではなくWEBでも申し込めるようにしてみたらどうか、と考えたのが、導入のきっかけです。
システムとしてはカタログ通販と同じになるのですが、株主様に優待クーポンをお渡しし使っていただく仕組みになりますので、二重申し込みができないようにする機能をどうにかカートシステムの中に実現できるものはないかな、とサービスを探しておりました。
そのときに、ネットショップ支援室のECカートシステムを知り、我々のサービスローンチに合わせてカスタマイズしていただき、株主カートシステムとして導入に至りました。
―岡山さん
ハガキの場合は、申し込みいただいた後、バラバラと入力すると紛失などの問題にもつながりますので、1週間ごとに取りまとめ確認してから、アウトソーシング会社に送ってから、やっと入力作業がスタートします。大量で、1日で入力が完了するわけではありませんので、一定の納期が発生し、データとなって弊社に戻ってきます。つまり、株主様からハガキが届いてからデータが弊社に届くまで、2～3週間は掛かっていたわけです。そこから実際に株主様に商品が届くまでは、在庫の確認、発送の準備を行うため、さらにお時間をいただいておりました。株主様には、3か月以内にお送りする規定ではありますが、いつ届くのかわからない状態でしたので、ご心配をお掛けしておりました。
さらに、ハガキの入力作業というのはアウトソーシングしておりました。そこには当然ながらそれなりのコストが掛かっておりました。さらに、株主様の名前、住所が間違っている場合、商品番号と商品名が合わないもの、読みにくいものなどが発生するため、電話で確認をするフォローにも時間を費やしておりました。
比率で言いますと、全体の3%は必ず確認が必要なハガキとなっておりまして、およそ1万～2万件の株式様が優待の申し込みを行うと、間違いや読みにくさから確認作業が発生する件数は、約600件にも上ります。発生する度に、担当者はお電話で名前の確認や住所の確認を行っておりました。この数百件の確認を行うだけでも、数週間の時間が掛かり、ウエイトを大きく占めておりました。
―岡山さん
今までハガキの内容が合っているのか確認作業を行っていましたが、この作業がなくなったため、一気に効率が上がりましたね。
さらに、アウトソーシングに掛かっていた時間、コストも削減でき、WEBで申し込みされた株主様にはスピーディーな対応ができるようになりました。
今まではアウトソーシング会社からデータが戻ってくると、住所の不備などのエラーデータが数百件まとまって届くため、担当者へ大きな負荷が掛かっておりましたが、確認作業が不要になり、エラーが出ても日々の対応で可能になりましたので、精神的な負担も軽減できましたね。
実績としては、優待を利用されている株主様全体の2割の方がWEBへと移行しております。まだまだこれからですが、紙と併用しながら行っております。
WEBに移行された方の年齢層も偏りがなく、幅広く利便性を感じていただいているように思います。初回の導入としては、大成功だと感じております。
―岡山さん
株主様としては、商品がいつ届くのか不安に感じており、実際にお問い合わせのお電話をいただくことも多々ございました。しかし、この『株主優待カート』を導入してから、メールアドレスを使用することで、受注した旨や商品発送のアラートを流すことができ、株主様の不安を解消することができるようになりました。お客様との連携がスムーズになった点は、とてもありがたいですね。
―安さん
予算が限られている中で、今までアウトソーシングで掛かっていたコスト、時間を削減できた点がやはり一番嬉しいですね。
あとは、紙とWEBが併用できる点がとてもありがたく感じております。
実は株主様は、どの商品を頼んだのかわからなくなってしまうくらい、カタログを見ながら悩んだり、ご家族と相談して決めたりされています。悩むことを楽しみながらご注文されているのです。
紙でスタートしている会社ですので、株主様の気持ちを一番に考えながら、紙で見比べるカタログの良さを保ちつつ、紙で実現できない調理方法の動画を載せるなど、両方の楽しさをさらに実現していきたいですね。
―安さん
株主様からのご意見がリアルタイムになりました。今まではこちらから電話で意見を伺うことが中心でしたが、メールでご相談やご意見などが株主様からいただけるようになったため、コミュニケーションツールとして今後のシステム改善にも活かせると思います。 また、旅行や外出の多い株主様からも受け取りしやすいという意見もいただいております。今まではいつ商品が届くのかわからないというのが課題でしたが、発送連絡ができたことにより、株主様の負担も軽減されているように感じます。 弊社だけでなく、さまざまな企業の株主になられている方もいらっしゃいます。そういった方は、たくさんの企業から優待シーズンになるとカタログが数十冊も送られてくるようです。その場合、WEBで見られるのは利便性が非常に高いようですね。 さらに、地方に住まれていると、ハガキを投函したくてもポストまで距離があるため申し込みしにくかったのが、WEBになって自宅で簡単に申し込めるようになった、という話も伺っております。家族と話しているうちにハガキをなくしてしまう、などもありますので、紛失してもWEBであれば安心して申し込みいただけます。 実は、株主様から「おいしかったから、ギフト用に通販でも購入したい」というご意見もいただいているんです。どこの会社でも優待限定でしか購入できない商品も多いですし、株主優待ですと優待で購入できる内容に限度があります。株主優待カートを使えば、通販も可能ですので、我々だけでなく、株主がもっと喜んでいただけるシステムを構築できるのが良いですね。
―岡山さん
株主優待カートはもともと通販のシステムではありますが、紙と併用でき、紙とWEBでも二重申し込みを検知するシステムを導入いただいた点です。ここが大きなポイントです。WEBだけに特化しているシステム会社が多い中で、コスト、工数も抑えつつ、紙とWEBを併用し、二重オーダーも防げるため、非常に感謝しておりますね。
―安さん
株主様が依頼した時点から、どの商品を注文しており、配送状況はどうなっているのか、一元管理できる点が明確で非常に助かっております。今までは、エクセルですべて行っていたため、郵送で送っていただく時点から、アウトソーシングの会社がデータ入力を終える数週間、全く状況を追えませんでした。しかし株主優待カートを導入したことで、受注から配送状況まで、すべての担当者が状況を把握できます。お問い合わせいただいた時点ですぐにお答えできるのが、ありがたいですね。
弊社の優待でお届けする商品というのは、ホールディングス内のさまざまな商品が該当するため、ハガキでの管理では煩雑になり大変でしたが、今では誰でも把握できるため、非常に助かっています。
―岡山さん
株主優待カートはもともと通販のシステムではありますが、紙と併用でき、紙とWEBでも二重申し込みを検知するシステムを導入いただいた点です。ここが大きなポイントです。WEBだけに特化しているシステム会社が多い中で、コスト、工数も抑えつつ、紙とWEBを併用し、二重オーダーも防げるため、非常に感謝しておりますね。
―安さん
株主様が依頼した時点から、どの商品を注文しており、配送状況はどうなっているのか、一元管理できる点が明確で非常に助かっております。今までは、エクセルですべて行っていたため、郵送で送っていただく時点から、アウトソーシングの会社がデータ入力を終える数週間、全く状況を追えませんでした。しかし株主優待カートを導入したことで、受注から配送状況まで、すべての担当者が状況を把握できます。お問い合わせいただいた時点ですぐにお答えできるのが、ありがたいですね。
弊社の優待でお届けする商品というのは、ホールディングス内のさまざまな商品が該当するため、ハガキでの管理では煩雑になり大変でしたが、今では誰でも把握できるため、非常に助かっています。
―安さん
最初、私が入社したときは、株主優待商品のバリエーションが非常に少なく、株主様にお渡しできるものではありませんでした。せっかく日頃からお力添えいただいているのにも関わらず、何もできていなかったんです。そこから商品数を増やし、時間を掛けて、株主様が選びやすく、見やすく、楽しさを感じていただけるように何度も悩んで努力してきました。JFLAホールディングスとしては、株主様の喜ぶ顔を想像しながら、ネットショップ支援室さんと一緒に力を入れながら、より良い仕組みを構築していきたいですね。
―岡山さん
大幅にシステムを変えると、株主様にも混乱を生じさせてしまいますので、少しずつ運用しながら、ギフトカタログからより通販に近いイメージで構築していき、株主様が我々の活動を見ていただけるように、弊社としても邁進していきたいと考えております。
